Conosco molto bene il mondo degli eventi, oggi ogni circostanza aggregante viene definita evento, quando al contrario il significato di questo presuppone delle credenziali ben precise: fatto o avvenimento di grande importanza, degno di essere ricordato!
Un termine quello di “evento” troppo sfruttato e spesso inappropriato.
Realizzare un congresso, un convegno, una mostra, una esposizione, una festa, tanto per iniziare occorre definire 5 punti base le famose
Cinque W:
Why, What, Where, When, Who, che in italiano stanno per Perché, Cosa , Dove, Quando, Chi.
Perché : Motivazioni ed Obiettivi
Cosa : Proporre ed Esporre
Dove : La location
Quando : Data Durata Orari
Chi : Collaboratori Partner Forniture
Ma per essere all’altezza di una un evento di successo e che tale possa quindi definirsi ci vogliono delle potenzialità le magnifiche
7 Capacità:
Capacità creative, Capacità organizzative, Capacità amministrative,
Capacità relazionali, Capacità di controllo, Capacità di metodo,
Capacità di resistenza
In uno staff impegnato nell’evento i collaboratori non devono ovviamente o necessariamente avere tutte queste capacità messe insieme ma anzi ad ognuno la sua mansione, il suo compito preciso e delineato; senza mai invadere il territorio dell’altro se non per un confronto di idee e mai nell’operatività: si deve essere quindi complementari e sempre rispondendo delle proprie azioni a qualcuno più in alto così sino al vertice della piramide delle responsabilità! Le informazioni sono così numerose che non possono mai essere passate per via indiretta e non controllate da chi ne è competente. Si è così un evento non può funzionare con una gestione orizzontale ma solo organigrammi prevalentemente verticali.
Nei prossimi articoli, che potrete poi scaricare e conservare come fascicoli di un mini corso, vi illustrerò le competenze ed i ruoli, i passaggi organizzativi ed operativi nonché gli argomenti principali da sviluppare – tra cui l’allestimento, la pubblicità, l’animazione – per realizzare un “Evento” con la E maiuscola!